Il project management ci aiuta a gestire in modo strutturato ed organizzato tutte le attività che riguardano la realizzazione di un progetto. Un progetto è un qualsiasi insieme di attività non di routine, caratterizzato da un inizio ed una fine, con l’obiettivo di rispondere ad una richiesta e generare precisi risultati. Ci potranno essere progetti molto simili, ma mai uguali perché ciascun progetto ha le sue caratteristiche.
Secondo un’indagine del Project Management Institute, circa il 60% dei progetti vengono conclusi con successo. Un progetto di successo è tale quando raggiunge gli obiettivi pianificati dal committente, si conclude rispettando le tempistiche, la qualità e il budget prefissati. Circa il 22% dei progetti viene portato a termine, ma non rispettando almeno uno dei criteri precedenti e addirittura il 16% dei progetti fallisce senza nemmeno iniziare.
La maggior parte delle volte i progetti falliscono per le seguenti ragioni: cambiamenti di obiettivi di progetto, scarsa definizione dei requisiti e mancanza di specifiche, sottovalutazione dei rischi e mancanza di un piano di mitigazione del rischio, scarsa pianificazione delle attività e mancato coinvolgimento degli stakeholders.
Esistono però alcuni accorgimenti utili per aumentare la percentuale di successo dei progetti come il coinvolgere gli stakeholder per chiarire in maniera approfondita obiettivi e aspettative, definire degli obiettivi chiari, individuare i rischi e attuare le giuste misure per mitigare gli eventuali effetti, pianificare le attività, comunicare e coinvolgere tutto il gruppo di lavoro così da aumentare la motivazione.
Gli stakeholder sono i portatori di interesse del progetto. Il project manager deve stare attento a non sottovalutare chi ha potere sul progetto perché potrebbe metterlo a rischio in qualunque momento. Ci sono stakeholder presenti fin dall’inizio e altri che possono arrivare in corso d’opera. Conoscere tutti gli stakeholder principali aiuta a sapere in anticipo chi potrebbe sponsorizzare il progetto e chi potrebbe ostacolarlo. Tra i principali stakeholder, quelli che hanno la più alta influenza sul progetto sono: il committente, colui che ha richiesto il progetto (il cliente); il gruppo di lavoro che realizzerà il progetto (o almeno ci proverà); i fornitori e gli utenti finali. Hanno un ruolo strategico anche i vari capi: del project manager e delle singole risorse che compongono il gruppo di lavoro. Il project manager deve pianificare anche le comunicazioni da dare a tutte le persone coinvolte.
Ogni progetto si suddivide in quattro fasi: avvio, pianificazione, esecuzione e controllo, chiusura. Ogni fase del progetto prevede specifiche attività da realizzare e obiettivi da raggiungere.
Nella fase di avvio si definisce l’obiettivo del progetto, le caratteristiche tecniche, i requisiti ai quali dovrà rispondere. Il project manager deve fare una raccolta completa di tutte le informazioni utili per valutare se è un progetto è fattibile e come si può realizzare. Per i progetti più grossi può essere intrapreso uno studio di fattibilità. Infine viene redatta una scheda di progetto che definisce gli obiettivi del progetto con i requisiti, quello che è compreso ed escluso dal progetto, i prodotti intermedi, detti deliverables, le milestones, stime sui tempi, costi, risorse da impiegare, vincoli, rischi e responsabilità.
Nella fase di pianificazione vengono definiti in maniera dettagliata attività, tempi e risorse necessarie. Si costruisce il team e il project manager assegna le attività e le responsabilità. Viene deciso insieme al team e agli stakeholder come verranno monitorati gli avanzamenti come la percentuale di completamento delle attività, i costi già sostenuti, i prodotti intermedi. Viene anche deciso come segnalare eventuali problemi intermedi e come attuare le soluzioni. Il project manager deve anche pensare a come prevenire e mitigare i rischi. Dovrà essere anche chiaro come verranno gestite le problematiche tecniche e le richieste di variazione. Viene poi redatto il piano di progetto che contiene anche l’organizzazione di progetto (chi deve fare che cosa), detto anche OBS, gli standard del progetto.
Nella fase di esecuzione e controllo si procede a realizzare quanto pianificato monitorando gli avanzamenti e gestendo eventuali problematiche. Vengono prodotti i deliverables, i verbali di avanzamento detti SAL dall’acronimo Stato Avanzamento Lavori, registrazione di problemi riscontrati, soluzioni adottate e registrazione di richieste di variazione e conseguenti decisioni.
Nella fase di chiusura viene consegnato il prodotto e il committente accetta formalmente il risultato ottenuto. I risultati devono essere comunicati a tutti gli stakeholder interessati. Può essere inoltre utile fare una valutazione dei risultati per vedere come è andato il progetto identificando quello che ha funzionato e, soprattutto, quello che non ha funzionato. Il gruppo termina le attività e viene sciolto. Il committente solitamente consegna un verbale di accettazione. Talvolta vengono pianificate delle attività di follow-up.
Per gestire in maniera efficace un progetto, il project manager deve concentrarsi sul cosa si vuole realizzare e il valore che permetterà di ottenere il progetto, sullo sviluppo e la gestione della pianificazione, sui tempi, costi, qualità, gestione e motivazione del team, dei processi di comunicazione interna ed esterna e dei rischi. Il lavoro del project manager è sia tecnico che manageriale. In base alla dimensione del progetto, piccolo se coinvolge una decina di persone, grande se coinvolge gruppi più numerosi, è possibile suddividere il progetto principale in più sotto progetti.
Esistono 5 livelli di maturità che indicano il modo in cui le aziende hanno adottato le metodologie del project management:
Livello Iniziale: Identifica le aziende che non hanno adottato processi consolidati. I progetti vengono condotti in modo informale senza standard.
Livello strutturato: In queste aziende viene riconosciuto il ruolo del project manager, si adottano alcune tecniche, ma non esiste un sistema informatizzato che aiuta la gestione.
Livello standardizzato: Le aziende riconoscono la figura del project management che ha un ruolo importante e gode di autonomia e potere decisionale. Sono stati inoltre adottati i software per la gestione dei progetti.
Livello integrato: In tutta l’azienda vengono adottate e usate le stesse tecniche in maniera standardizzata. I risultati ottenuti vengono misurati e monitorati e le tecniche eventualmente adeguate e corrette.
Livello ottimizzato: Il massimo livello della gestione dei progetti, in queste aziende dopo la chiusura di ogni progetto viene fatta un’analisi e vengono identificate le cose che hanno funzionato e quelle che non hanno funzionato.
Più è alto il livello e maggiore è la probabilità che i progetti possano concludersi con successo.
La fase di panificazione è essenziale per portare a termine un progetto, una mancanza o scarsa pianificazione aumenta notevolmente la percentuale di fallimento. Dopo aver definito il progetto a grandi linee è necessario identificare cosa c’è da fare, chi lo farà, in quanto tempo, in che ordine, con quali risorse.
Per definire cosa c’è da fare si usa la Work Breakdown Structure (WBS), uno schema gerarchico ad albero che rappresenta graficamente le attività necessarie alla realizzazione di un progetto. Grazie alla WBS è possibile arrivare ad un elenco completo delle attività da svolgere e aiuta ad evitare eventuali dimenticanze. Un progetto viene scomposto in prodotti intermedi, ogni prodotto intermedio in work package e per ogni wp viene stilato un elenco di attività necessarie a realizzarlo. La WBS è composta da due parti: la WBS stessa che suddivide il progetto in singoli work package e l’ABS (Activity Breakdown Structure) che riporta tutte le sotto attività necessarie per produrre un singolo work package. Ogni attività della WBS deve essere compatibile con il criterio S.M.A.R.T., la regola del 100% e il livello di dettaglio.
Con S.M.A.R.T. si intende che ogni ogni obiettivo deve essere: Specifico: concreto e facilmente comprensibile; Misurabile: avere la possibilità in qualunque momento di verificare se e di quanto è avanzato e quanto manca al completamento; Accettabile: realizzabile da chi lavora al progetto; Rilevante: deve essere significativo per il risultato finale; Tempificabile: deve avere una scadenza e una durata.
La regola del 100% invece dice che la somma delle sotto attività in cui è stata scomposta una macro attività deve essere uguale al 100% del lavoro necessario per realizzare la macro attività stessa.
Bisogna valutare attentamente il livello di dettaglio al quale arrivare, un dettaglio troppo specifico rende difficile il monitoraggio dell’avanzamento, un dettaglio grossolano rende complicata la pianificazione delle attività.
Il diagramma di Gantt è lo strumento necessario per definire la durata del progetto e organizzare le attività nel corso del tempo. Questo strumento rappresenta su un piano lineare la durata delle attività, le milestones e i vincoli. Si può scegliere un’unita di misura che varia dalle ore ai mesi. Le attività possono essere eseguite in sequenza oppure in parallelo, in base ai vincoli. Nel dettaglio esistono tre tipologie di vincoli: fine-inizio dove un’attività non può iniziare finché non è stata conclusa un’attività precedente; inizio-inizio dove due attività devono partire contemporaneamente; fine-fine dove due attività devono terminare contemporaneamente.
Per determinare la durata ci si può basare su dati di che mostrano durate note, vincoli contrattuali, vincoli normativi o fisici. L’esperienza del project manager riuscirà a garantire stime più realistiche. Se le attività da fare sono nuove per il team bisogna considerare anche la curva di apprendimento.
Si può ricorrere al metodo WAVE (Weighted AVerage Estimating) dove si stima la durata di un’attività in tre scenari diversi: il peggiore, il migliore e quello più probabile. Poi viene fatta una media ponderata assegnando un peso di 4 alla stima più probabile e un peso di 1 agli altri. Le attività ricorrenti e i tempi morti incidono sulla durata e sul costo di progetto.
Esistono strumenti come il Critical Path Method che ci aiuta ad identificare le attività che, date le tempistiche, sono critiche e il Project Evaluation & Review Technique che si basa sul metodo WAVE.
Per ultimare la pianificazione è inoltre fondamentale determinare le risorse necessarie alla realizzazione delle attività. Bisogna tenere conto del costo del lavoro che viene determinato in base al tempo, al costo di macchinari e attrezzature, consulenze, materie prime. Per determinare le risorse necessarie bisogna partire dalle attività assegnando il responsabile e il team insieme alla quantità di lavoro necessaria per completare l’attività.
La mancata gestione del rischio è una delle cause più frequenti di fallimento dei progetti. Un rischio è una qualunque cosa che, verificandosi, genera un impatto negativo sul progetto. La gestione dei rischi deve essere attentamente pianificata. La gestione del rischio è composta da 5 fasi: Identificazione delle attività che possono essere a rischio; documentazione dei rischi che sono stati individuati, l’analisi per identificare l’impatto e la probabilità che il rischio possa verificarsi, predisposizione di un piano di risposta per individuare quali rischi gestire e le modalità di prevenzione e/o correzione, monitoraggio durante l’esecuzione del progetto. Talvolta al project manager viene affiancato un risk manager. Ogni rischio si caratterizza per l’impatto che può generare e la probabilità che si possa verificare.
Per stimare il budget di un progetto ci si può iniziare a basare su progetti simili che sono stati realizzati in passato per poi continuare con l’aiuto della WBS. Per ogni voce è necessario individuare tutti gli elementi di costo. Esistono quattro tipologie di costi.
I costi diretti sono tutti quelli necessari alla produzione del prodotto come la manodopera, i materiali, i macchinari, formazione. I costi indiretti sono determinati dalle spese fisse che non dipendono dal progetto come le spese amministrative e di gestione. I costi interni sono relativi a tutte le attività svolte dall’azienda che realizza il progetto. I costi esterni sono la somma di tutto quello che viene acquistato da fornitori esterni.
Un buon project manger dovrebbe includere nel budget una certa somma di denaro per far fronte ai rischi di progetto. Bisognerà poi monitorare la spesa preventivata con la spesa effettiva data una milestone di riferimento per capire se dovessero esserci problemi di spese superiori a quelle previste.
L’avvio effettivo dei lavori è dato dalla riunione di kick off che ha l’obiettivo di condividere con tutto il team le decisioni prese e motivarlo. Il project manager dovrà monitorare l’avanzamento del progetto verificando con il piano eventuali ritardi o problemi; identificare e risolvere tutti i problemi che potrebbero sorgere nel corso della realizzazione del progetto; gestire eventuali variazioni richieste dal committente. Per monitorare il progetto è necessario controllare i tempi, i costi, la qualità e i risultati.
Nella fase finale del progetto verrà svolto il collaudo e accettato il prodotto da parte del committente. Verrà inoltre realizzato un report finale dove verranno verificati il rispetto dei requisiti, dei tempi del budget. Sarà necessario valutare anche la soddisfazione del cliente. Il report dovrà essere approvato dal committente e dovrà essere comunicato a tutti gli stakeholders il termine del progetto. Il project manager dovrà fare tesoro di tutti gli insegnamenti appresi nel progetto per poterli applicare ai progetti futuri.
Una buona comunicazione tra il project manager, il team e gli stakeholder è essenziale per la buona riuscita del progetto.
La tecnica del pomodoro è una metodologia di gestione del tempo sviluppata negli anni ottanta da Francesco Cirillo. Come funziona? Si applica utilizzando un timer
Per realizzare un progetto necessitiamo di un certo quantitativo di risorse, tra le varie tipologie di risorse troviamo quelle economiche, materiali, umane e il famigerato
Dopo aver visto in un articolo precedente gli innumerevoli problemi che affliggono le applicazioni monolitiche e l’architettura a microservizi che ha l’obiettivo di risolvere tali
